În Scoala Petre Ghelmez învață aproximativ 600 de elevi iar corpul didactic este format din aproximativ 40 profesori. Nevoile de imprimare sunt mari și deși echipamentele de imprimare sunt numeroase, accesul la această resursă este dificil, ineficace sau costisitor.

Asociația a identificat nevoi concrete de imprimare în următoarele puncte: 1) Cancelarie, 2) Secretariat/ Director, 3) sălile de clasă unde funcționează echipamente mici, tehnologie ink…

Exista rețea interna, dar echipamentele nu sunt conectate la rețea. Accesul la internet se face wireless astfel:
– Internet conectat prin telefon – parter
– 1 linie de Informatica WiFi etajul 1
– WiFi etajul 2

În Cancelarie există 1 copiator cu capac, analogic: Canon IR 2018 – folosit de corpul didactic, 40 utilizatori
La Direcțiune: 1 echipament COLOR Toshiba Estudio 2330C
La Secretariat: mai multe echipamente, în parte nefuncționale
– Kiocera FS1035MFP – printeaza 2 utilizatori
– Toshiba 167 – copiator (are print retea / USB) neconectat
– Kiocera FSC2026 MFP (color) – NOU, nu funcționează, consumabile foarte scumpe.
– HP1022n (SNCNPB57VHDV) – 1 user – echipament functional (pentru că are consumabile mai ieftine și se încarcă)
– 1 fax Canon L140

În clase funcționează echipamente cumpărate, puse în funcțiune și întreținute ocazional de părinți sau profesori.

Am concluzionat că numeroasele echipamente sunt în parte nefuncționale, în parte redundante, în parte inaccesibile (neconectate la rețea) și în toate cazurile implică costuri relativ mari de exploatare, consumabile scumpe.

Pentru buna functionare a scolii am identificat opțiunea fundamentală de instalare a unor echipamente de imprimare în 2 puncte cheie: secretariat si cancelarie, și redirecționarea contribuțiilor financiare ale părinților, prin intermediul Asociației, către facilități de imprimare mai economice și mai accesibile.

Asociația a optat pentru început să contracteze instalarea în cancelarie a unui echipament profesional Xerox WorkCentre 128 – 28ppm, DADF/Duplex, 4 tavi de alimentare, digital copier / net printer / scanning services (scanare monocrom) cu acces parolat la copiere. Fiecare utilizator va primi o parola de acces cu care va accesa echipamentul, în scopul prevenirii abuzurilor. Prin serviciul secure print cu parola utilizarea echipamentului va fi contorizată pe fiecare utilizator, putându-se genera rapoarte și analiza numărul de printuri, respectiv intensitatea utilizării pe fiecare utilizator. Scanările nu sunt contorizate. Încurajăm utilizarea intensivă, în toate scopurile didactice, a acestui echipament ce va beneficia de service permanent. Costurile vor fi suportate de Asociație din microdonații de la familiile copiilor ce învață în școală. Intenția noastră este ca beneficiul ce rezultă din utilizarea acestui echipament să se răsfrângă cât mai larg asupra tuturor cadrelor și elevilor ce activează în școală.

Conditii inchiriere pentru un echipament WC128 pe baza ofertei RX Atelier sunt următoarele:
– Chirie lunara 20 USD fara TVA / echipament. Pe durata vacanței de vară, la cererea scrisă a Asociației, și pentru maxim 3 luni dintr-un an calendaristic, serviciul de locațiune va putea fi suspendat, furnizorul urmând să factureze doar consumurile ocazionale contorizate, nu și chiria lunară. Dacă consumurile lunare ocazionale pe perioada suspendării depășesc  media copiilor executate lunar în timpul anului școlar, chiria va fi totuși datorată, iar furnizorul o va factura ca atare în prima lună de reluare a activității în noul an școlar.
– Volumele de imprimări se plătesc separat cu 0,014 USD +TVA / pagina imprimată / copiată. Consumabilele sunt incluse în tarife. Tarifele nu contin TVA și nici suportul de imprimare (hârtia). Pentru edificare, prețul per copie imprimată înseamnă:

57,00 lei (inclusiv TVA) la 1000 pagini imprimate (practic un top de hârtie de 500 pagini, imprimat față-verso).

Propunerea Asociației este ca pentru sălile de clasa unde exista echipamente deja, imprimarea martor sa fie executată pe echipamentul existent urmând ca multiplicarea să se facă pe echipamentele mari, din cancelarie sau secretariat deoarece prețul / pagina imprimată la un multifunctional mare este mult mai mic decât echivalentul imprimării la echipamentul mic din clasă.

Acest copiator Xerox este un multifuncțional optimizat pentru scanarea de documente. Documente scanate și anvelopate în PDF vor putea fi produse cu ușurință și distribuite copiilor și părinților pe adresele de email. În felul acesta profesorii și învățătorii vor putea comunica, inclusiv către părinți, materiale didactice, rezultate individuale la teste etc.

Treptat ar urma să se renunțe la echipamentele mici de prin clase ce își ating durata normată de funcționare, canalizând resursele financiare în susținerea echipamentelor de randament sporit, la costuri de exploatare mici.

În acest fel școala va putea atât monitoriza cât și centraliza către printerele mari volumele școlii, vor putea fi bugetate în viitor costuri, și vor putea fi cuantificate volumele reale, conform cărora să se construiască un necesar.

Echipamentul color de la Direcțiune, fiind foarte nou dar fără suport de rețea, va asigura o anumită redundanță de backup în condițiile în care ceva ar merge defectuos.

RX Atelier este XEROX PREMIUM PARTNER și oferă servicii de vânzare, închiriere și service pentru echipamente de birotică în județele: jud. Ialomita, jud. Giurgiu, jud. Teleorman, jud. Calarasi, jud. Ilfov, jud. Dambovita si Municipiul Bucuresti. Asociația este recunoscătoare Mariei Erzian, director executiv, pentru solicitudine, obiectivitate în analiza și diagnoza necesarului de birotică, precum și pentru realismul și generozitatea ofertării comerciale.